Para facilitar la continuidad de la gestión en las empresas mercantiles, el RDL 11/2020, de 31 de marzo, establece una serie de medidas en relación a la formulación, verificación y aprobación de las cuentas anuales, la celebración por vídeo o por conferencia telefónica múltiple de las juntas de socios o la modificación de la propuesta de aplicación del resultado contenido en la memoria.
El artículo 40 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19, modificado por la Disposición Final primera del Real Decreto-ley 11/2020, de 31 de marzo que entra en vigor el 2 de abril de 2020, establece una serie de medidas para facilitar la continuidad de la gestión en las empresas mercantiles.
Son muchas y diversas las dudas que se plantean en relación a la formulación, verificación y aprobación de las cuentas anuales.
El presente artículo pretende aclarar esas dudas analizando todos y cada uno de los escenarios en los que puede encontrarse a día de hoy una sociedad. Así hay compañías que no han formulado las cuentas todavía, otras que sí lo han hecho e incluso han convocado ya las Juntas Generales para aprobarlas y muchas compañías que, debido a la actual situación, se ven obligadas a modificar la propuesta de aplicación del resultado por el fuerte impacto y crisis económica en que va a derivar el estado de alarma en el que nos encontramos.
En relación a la formulación de las cuentas anuales, establece el artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital (en adelante LSC) la obligación de los administradores de formular las cuentas anuales en el plazo de los 3 meses siguientes al cierre del ejercicio contable, que se produce en gran parte de las sociedades, el 31 de diciembre de cada año.
Ello supone que la formulación debería hacerse dentro del primer trimestre del año, esto es como máximo el 31 de marzo. Sin embargo, debido a la declaración del estado de alarma muchas sociedades ni siquiera han podido convocar a sus administradores para realizar la formulación de cuentas.
Otras sociedades que sí tienen formuladas las cuentas se plantean ahora modificar la propuesta de aplicación del resultado, por cuanto es de prever que la crisis económica va a exigir contar con todas las reservas posibles para hacerle frente con mayores garantías.
Las preguntas son muchas: ¿Cómo formulamos las cuentas si no podemos reunirnos conforme al procedimiento establecido en los estatutos sociales? ¿Podemos modificar la propuesta de aplicación del resultado una vez formuladas las cuentas? ¿Cuándo podemos celebrar la Junta General Ordinaria? En definitiva, ¿Qué debe o puede hacer cada una de las empresas según el escenario en el que se encuentre?
Vamos a verlo:
Si los administradores han formulado las cuentas
Si los administradores han formulado las cuentas anuales, antes o durante el estado de alarma, la formulación será válida y en el caso de no haberlas sometido a verificación por parte del auditor podrán optar por las siguientes posibilidades:
- Realizar la verificación contable dentro del plazo legal establecido en condiciones normales, esto es un mes desde que los administradores entreguen al auditor las cuentas firmadas (artículo 270 LSC).
- O realizar la verificación contable acogiéndose a la prórroga establecida en el artículo 40.4 del Real Decreto-ley, que es de dos meses a contar desde que finalice el estado de alarma.
Hecho lo anterior y a falta únicamente de la aprobación de las cuentas por parte de las Juntas de socios los posibles escenarios son dos:
Que los administradores no hayan convocado la Junta todavía:
- El artículo 164 de la LSC establece la necesidad de que las Juntas Generales Ordinarias se reúnan dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio. De este modo si se ha mantenido los plazos legales, según lo dicho anteriormente, las Juntas de socios se reunirán como máximo el 30 de junio.
- Sin embargo, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 40.5 del Real Decreto-ley, cabe la posibilidad de celebrar la Junta dentro de los tres meses siguientes a contar desde que finalice el plazo para formular las cuentas anuales.
Que los administradores sí hayan convocado la Junta:
- Si la convocatoria se hubiera publicado antes de la declaración del estado de alarma pero el día de la celebración fuese posterior, el órgano de administración podrá modificar el lugar y la hora prevista mediante anuncio publicado con una antelación mínima de cuarenta y ocho horas, en la página web de la sociedad o, en su defecto en el BOE (artículo 40.6 Real Decreto-ley).
- El órgano de administración podrá también, de conformidad con el mismo artículo 40.6, revocar el acuerdo de convocatoria mediante el mismo sistema de publicación indicado, siendo necesario, en este caso proceder a una nueva convocatoria dentro del mes siguiente a la fecha en que hubiera finalizado el estado de alarma.
Cabe añadir que de acuerdo a lo establecido en el artículo 40.1 del Real Decreto-ley, y aunque los estatutos sociales no lo hubieran previsto, las juntas de socios podrán celebrarse por video o por conferencia telefónica múltiple siempre que todas las personas que tengan derecho de asistencia dispongan de los medios necesarios, el secretario de la junta reconozca su identidad, y así lo exprese en el acta, que remitirá de inmediato a las direcciones de correo electrónico de los asistentes.
Por tanto, habrá sociedades que disponiendo de esos medios técnicos puedan celebrarse y aprobar las cuentas anuales a pesar del estado de alarma.
Otro escenario sería el de aquellas sociedades que han formulado sus cuentas, pero a la vista de la incierta situación que nos espera, estiman necesario modificar la propuesta de aplicación del resultado contenida en la memoria de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 260 LSC.
En este caso los administradores tendrán dos opciones recogidas en el artículo 40.6 bis del Real Decreto-ley:
- Si han convocado la Junta General: el órgano de administración podrá retirar del orden del día la propuesta de aplicación del resultado a efectos de someter una nueva propuesta a la aprobación de la una junta general que deberá celebrarse también dentro del plazo legalmente previsto para la celebración de la junta general ordinaria. La decisión deberá publicarse antes de la celebración de la junta general convocada, justificando debidamente con base a la situación creada por el COVID-19, la sustitución de la propuesta de aplicación del resultado y escrito del auditor, en su caso, manifestando que no habría modificado su opinión de auditoría si hubiera conocido la nueva propuesta en el momento de la firma de su informe. En este caso y en el momento del depósito de las cuentas deberá depositarse dos certificaciones de acuerdos sociales: una relativa a la aprobación de las cuentas y una certificación complementaria relativa a la aprobación de la nueva propuesta de aplicación del resultado. Habrá que tener en cuenta que en el certificado de los acuerdos de la primera junta deberá hacerse constar expresamente, tal como exige el articulo 378.5 RRM, que no se ha aprobado la propuesta de aplicación del resultado por las causas y con las justificaciones oportunas.
- Si convocan la Junta General a partir de la entrada en vigor del Real Decreto-ley (2 de abril): el órgano de administración podrá sustituir la propuesta de aplicación del resultado contenida en la memoria por otra propuesta. En este caso deberá justificar con base a la situación creada por el COVID-19, la sustitución de la propuesta de aplicación del resultado, que deberá también acompañarse de un escrito del auditor en su caso, manifestando que no habría modificado su opinión de auditoría si hubiera conocido la nueva propuesta en el momento de la firma de su informe.
Si los administradores no han formulado las cuentas, las opciones son dos:
- Si los administradores no han formulado las cuentas podrán hacerlo en el plazo de los 3 meses siguientes a la finalización del estado de alarma, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 40.3 del Real Decreto-ley.
- O bien, realizar la formulación mediante los procedimientos establecidos en el artículo 40. 1 y 2: de este modo, aunque los estatutos no lo hubieran previsto, los órganos de gobierno de las sociedades mercantiles podrán celebrarse por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple, siempre que todos los miembros del órgano dispongan de los medios necesarios, el secretario del órgano reconozca su identidad, y así lo exprese en el acta, que remitirá de inmediato a las direcciones de correo electrónico de cada uno de los concurrentes. También podrá adoptarse acuerdos mediante votación por escrito y sin sesión, siempre que lo decida el Presidente y si así lo solicitan al menos, dos de los miembros del órgano. Por tanto, la formulación podría realizarse ahora, durante el estado de alarma. Todo ello siempre y cuando ningún administrador se oponga a ello de acuerdo con el artículo 100 del Reglamento del Registro Mercantil.
